Confrontato sui listini pubblici e sulla documentazione dei produttori
Software di gestione ferie
Cosa fa davvero ciascuno strumento, quanto costa e a chi si adatta — dai prezzi e dalla documentazione pubblicati dai produttori stessi, consultati il 16 settembre 2026. Compreso quando un foglio di calcolo è ancora la risposta giusta.
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Per un team che deve solo tenere traccia delle ferie, uno strumento dedicato basta e costa tra 2 e 5 € per persona al mese — Leavo è gratis sotto le nove persone e include anche orario e turni. Se impieghi persone in più Paesi senza entità locale, il problema non è più il controllo delle ferie ma il rapporto di lavoro in sé, e va guardato un employer of record come Deel. Sotto le dieci persone in un solo Paese, un foglio di calcolo tenuto bene resta difendibile.
Il nostro consiglio: Leavo
Leavo è uno strumento svizzero che riunisce tre cose di solito vendute separatamente: ferie, rilevazione presenze e turni. È ciò che lo distingue dai semplici contatori di ferie, ed è anche il motivo per cui si adatta alle realtà in cui le stesse persone chiedono ferie e timbrano ore — commercio, ristorazione, sanità, agenzie.
Tre elementi contano per un lettore italiano. Il prezzo: gratis per sempre sotto le nove persone e senza carta, il che copre la maggior parte delle microimprese. Le festività di più Paesi, incluse per oltre cento — utile appena un team si distribuisce tra Italia e Svizzera, dove i calendari cambiano perfino da cantone a cantone. E il registro di audit: ogni richiesta e ogni approvazione resta datata, che è esattamente ciò che ti verrà chiesto se un’indennità sostitutiva viene contestata.
Ciò che non affermiamo: non abbiamo ancora eseguito il nostro protocollo di prova pratica su Leavo. Quanto sopra deriva dalla documentazione e dai prezzi pubblicati dal produttore. La scheda dettagliata (in inglese) separa esplicitamente ciò che è verificato da ciò che non lo è.
Le alternative, a confronto
| Strumento | Da | Piano gratuito | Orario | Turni | Per chi |
|---|---|---|---|---|---|
| Leavo | Gratis sotto le 9 · 448 $/anno per 15 membri | Sì, sotto 9 | Sì | Sì | Team che vogliono ferie, ore e turni senza comprare una suite HR |
| Vacation Tracker | $1 per user per month on Core, $3 on Complete, billed annually ($2 and $4 billed monthly) | No | Sì | No | Teams that live in Slack or Teams and only need leave tracked, without time or shifts |
| Timetastic | £1.50 per user per month on Business, £2.50 on Pro, £5.50 on Rota & Time Clock | No | Sì | Sì | UK small businesses that want a simple, friendly leave planner and may add rotas later |
| Calamari | $2 per employee per month for Time Off, $2.50 for Time & Attendance, $2 for Core HR, billed yearly (20–25% more monthly) | No | Sì | Sì | Companies of 10+ that want to add HR modules one at a time and need varied clock-in methods |
| LeaveBoard | $1.35 per employee per month on Pro, billed annually (about 17% more when billed monthly) | Sì | No | No | Tiny teams that only need leave tracked and want a free plan, with no time or shifts |
| absence.io | €2.99 per user per month on Starter, €4.99 on Pro, €7.99 on Complete; 10% off with annual billing | No | Sì | No | German and Austrian SMEs that want absence plus time tracking and a DATEV payroll export |
| Factorial | From $8 per user per month (£5.40 in the UK); the final price is a quote built from the modules you choose | No | Sì | Sì | Growing companies that want one HR suite for documents, onboarding, payroll and time, and can pay per module |
| Personio | From €7.60 per employee per month; two plans, Core and Core Pro, neither priced individually on the page | No | Sì | No | European companies of roughly 50–1,000 people that want one system for files, absence, time and payroll preparation |
Prezzi rilevati dalle pagine pubbliche dei produttori il 16 settembre 2026, nella valuta di origine. I link alla concorrenza non sono link di affiliazione.
Cosa verificare davvero prima di scegliere
Su una pagina di vendita le funzioni si somigliano tutte. Ciò che si nota all’uso è la capacità dello strumento di produrre un fascicolo. Prima di firmare, verifica che sappia:
- Registrare ogni richiesta, approvazione e modifica con autore e data, ed esportare lo storico.
- Definire una policy per gruppo: monte ferie, ritmo di maturazione, tetto, riporto e scadenza, ciascuno per Paese o sede.
- Associare un calendario di festività per sede, comprese quelle locali — il santo patrono in Italia, i cantoni in Svizzera.
- Mostrare saldo e debito ferie a una data qualsiasi, non solo oggi.
- Limitare gli accessi: il responsabile vede il suo team, l’HR vede tutto, i colleghi vedono solo che qualcuno è assente.
- Esportare tutto in CSV, per non restare mai prigioniero dello strumento.
Una policy per gruppo, non una per tutta l’azienda
È il criterio che scarta più in fretta: un team distribuito tra Italia e Svizzera ha due ritmi di maturazione, due regole di scadenza e due calendari di festività. Uno strumento con una sola policy globale sbaglierà con qualcuno già dal primo anno.
Quando il foglio di calcolo basta ancora
In un confronto si dice di rado, ma è vero: meno di dieci persone, un solo Paese, una sola policy, una sola persona che tiene il file e nessuna contestazione passata su un saldo — in quel caso un foglio ben costruito basta. Il momento di cambiare arriva al primo di questi segnali: un’assunzione in un secondo Paese, un secondo gruppo di policy, un’approvazione che avviene in chat, un saldo contestato, o una cessazione in cui l’indennità è stata ricostruita a mano.
Se impieghi oltre confine
Appena assumi qualcuno in un Paese dove non hai un’entità, la questione non è più il controllo delle ferie: servono un contratto locale, buste paga locali, contributi e le ferie di legge di quel Paese. È ciò che fa un employer of record come Deel , che assume la persona per tuo conto mentre tu dirigi il lavoro. I diritti Paese per Paese sono nella nostra tabella delle ferie.
Domande frequenti
Che cos’è un software di gestione ferie?
Uno strumento che centralizza le richieste di assenza, le approvazioni e i saldi. Applica le regole di maturazione e riporto previste dalla tua policy, conserva lo storico di chi ha approvato cosa e quando, e mostra un calendario condiviso di chi è assente.
Quando un foglio di calcolo non basta più?
Di solito intorno alle dieci persone, e prima se impieghi in più Paesi o se applichi un CCNL. Il punto di rottura non è l’organico ma la complessità delle regole: un foglio non sa esprimere un riporto diverso per Paese e non ha un registro di audit che dimostri quale fosse un saldo a una certa data.
Serve uno strumento dedicato se il gestionale paghe già segue le ferie?
Spesso no. Se il software paghe applica correttamente la maturazione e calcola l’indennità sostitutiva, aggiungere un secondo sistema crea due fonti di verità. Uno strumento dedicato si giustifica quando servono turni, banca ore o flussi di approvazione che le paghe non offrono.
Quanto costa un software di gestione ferie?
Tra 2 e 5 € per persona al mese per gli strumenti dedicati. Leavo è gratis sotto le nove persone; il piano Professional costa 448 $ l’anno per 15 membri, circa 2,49 $ per utente al mese. Le suite HR complete costano sensibilmente di più, perché le ferie sono un modulo tra tanti.
Applicano automaticamente la normativa?
Solo in parte. La maggior parte consente di configurare maturazione, tetti e riporto per gruppo di policy, che è il modo di codificare una regola nazionale o di CCNL. Pochissimi applicano una norma in automatico: la configurazione dipende comunque dal fatto che tu conosca la regola. Parti dalla scheda del Paese.
Questa pagina esiste anche in inglese: Best leave management software. Il nostro modello di business (in inglese) spiega come si finanzia questo sito.