Comparado con los precios públicos y la documentación de cada fabricante
Software de gestión de vacaciones
Qué hace realmente cada herramienta, cuánto cuesta y a quién le encaja — a partir de los precios y la documentación que publican los propios fabricantes, consultados el 16 de septiembre de 2026. Incluido cuándo una hoja de cálculo sigue siendo la respuesta correcta.
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Para un equipo que solo necesita controlar las vacaciones, una herramienta dedicada basta y cuesta entre 2 y 5 € por persona y mes — Leavo es gratis con menos de nueve personas e incluye además jornada y turnos. Si empleas en varios países sin entidad local, el problema deja de ser el control de vacaciones y pasa a ser el empleo en sí, y ahí lo que hay que mirar es un empleador de registro como Deel. Con menos de diez personas en un solo país, una hoja de cálculo bien llevada sigue siendo defendible.
Nuestra recomendación: Leavo
Leavo es una herramienta suiza que reúne tres cosas que suelen venderse por separado: vacaciones, control de jornada y turnos. Eso lo distingue de los controladores de vacaciones puros, y explica a quién le encaja: estructuras donde las mismas personas piden vacaciones y fichan horas — comercio, hostelería, sanidad, agencias.
Tres elementos cuentan para un lector hispanohablante. El precio: gratis para siempre con menos de nueve personas y sin tarjeta, lo que cubre a la mayoría de las microempresas. Los festivos de varios países, integrados para más de cien — útil en cuanto un equipo se reparte entre España y América Latina, donde los calendarios no coinciden y en España cambian además por comunidad autónoma. Y el registro de auditoría: cada solicitud y cada aprobación queda fechada, que es exactamente lo que te pedirán si se discute un finiquito.
Lo que no afirmamos: todavía no hemos ejecutado nuestro protocolo de prueba práctica sobre Leavo. Lo anterior procede de la documentación y los precios publicados por el fabricante. La ficha detallada (en inglés) separa explícitamente lo verificado de lo que no lo está.
Las alternativas, comparadas
| Herramienta | Desde | Plan gratuito | Jornada | Turnos | Para quién |
|---|---|---|---|---|---|
| Leavo | Gratis con menos de 9 · 448 $/año para 15 miembros | Sí, bajo 9 | Sí | Sí | Equipos que quieren vacaciones, horas y turnos sin comprar una suite de RR. HH. |
| Vacation Tracker | $1 per user per month on Core, $3 on Complete, billed annually ($2 and $4 billed monthly) | No | Sí | No | Teams that live in Slack or Teams and only need leave tracked, without time or shifts |
| Timetastic | £1.50 per user per month on Business, £2.50 on Pro, £5.50 on Rota & Time Clock | No | Sí | Sí | UK small businesses that want a simple, friendly leave planner and may add rotas later |
| Calamari | $2 per employee per month for Time Off, $2.50 for Time & Attendance, $2 for Core HR, billed yearly (20–25% more monthly) | No | Sí | Sí | Companies of 10+ that want to add HR modules one at a time and need varied clock-in methods |
| LeaveBoard | $1.35 per employee per month on Pro, billed annually (about 17% more when billed monthly) | Sí | No | No | Tiny teams that only need leave tracked and want a free plan, with no time or shifts |
| absence.io | €2.99 per user per month on Starter, €4.99 on Pro, €7.99 on Complete; 10% off with annual billing | No | Sí | No | German and Austrian SMEs that want absence plus time tracking and a DATEV payroll export |
| Factorial | From $8 per user per month (£5.40 in the UK); the final price is a quote built from the modules you choose | No | Sí | Sí | Growing companies that want one HR suite for documents, onboarding, payroll and time, and can pay per module |
| Personio | From €7.60 per employee per month; two plans, Core and Core Pro, neither priced individually on the page | No | Sí | No | European companies of roughly 50–1,000 people that want one system for files, absence, time and payroll preparation |
Precios tomados de las páginas públicas de cada fabricante el 16 de septiembre de 2026, en su divisa de origen. Los enlaces a la competencia no son enlaces de afiliado.
Qué comprobar de verdad antes de elegir
En una página de ventas todas las funciones se parecen. Lo que se nota al usarlas es la capacidad de la herramienta para producir un expediente. Antes de firmar, comprueba que sabe:
- Registrar cada solicitud, aprobación y cambio con autor y fecha, y exportar ese historial.
- Definir una política por grupo: derecho anual, ritmo de devengo, tope, arrastre y caducidad, cada uno por país o centro.
- Asociar un calendario de festivos por ubicación, incluidos los autonómicos y locales — en España cambian por comunidad y por municipio.
- Mostrar el saldo y la deuda de vacaciones en una fecha dada, no solo hoy.
- Limitar los accesos: el responsable ve su equipo, RR. HH. lo ve todo, el resto solo ve que alguien está fuera.
- Exportarlo todo en CSV, para no quedarte nunca atrapado en la herramienta.
Una política por grupo, no una para toda la empresa
Es el criterio que descarta más rápido: un equipo repartido entre España, México y Colombia tiene tres ritmos de devengo, tres reglas de arrastre y tres calendarios de festivos. Una herramienta con una sola política global se equivocará con alguien ya en el primer año.
Cuándo la hoja de cálculo sigue siendo la respuesta
Se dice poco en una comparativa, pero es cierto: menos de diez personas, un solo país, una sola política, una sola persona que mantiene el archivo y ningún conflicto previo por un saldo — en ese caso, una hoja bien construida basta. El momento de cambiar llega con la primera de estas señales: una contratación en un segundo país, un segundo grupo de política, una aprobación que se hace por mensajería, un saldo discutido, o una salida en la que hubo que reconstruir el finiquito a mano.
Si empleas fuera de tus fronteras
En cuanto contratas a alguien en un país donde no tienes entidad, el asunto deja de ser el control de vacaciones: hace falta contrato local, nómina local, cotizaciones y las vacaciones legales de ese país. Eso es lo que hace un empleador de registro como Deel , que emplea a la persona por tu cuenta mientras tú diriges el trabajo. Los derechos país por país están en nuestra tabla de vacaciones pagadas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software de gestión de vacaciones?
Una herramienta que centraliza las solicitudes de ausencia, las aprobaciones y los saldos. Aplica las reglas de devengo y arrastre de tu política, guarda el historial de quién aprobó qué y cuándo, y muestra un calendario compartido de quién está fuera.
¿Cuándo deja de bastar una hoja de cálculo?
Normalmente alrededor de las diez personas, y antes si empleas en más de un país o si aplicas un convenio colectivo. El punto de ruptura no es la plantilla sino la complejidad de las reglas: una hoja no sabe expresar un arrastre distinto por país y no tiene registro de auditoría que demuestre cuál era un saldo en una fecha concreta.
¿Hace falta una herramienta si la nómina ya lleva las vacaciones?
Muchas veces no. Si el software de nómina aplica correctamente tu devengo y calcula el finiquito, añadir un segundo sistema crea dos fuentes de verdad. Una herramienta dedicada se justifica cuando necesitas turnos, control de horas extra o flujos de aprobación que la nómina no ofrece.
¿Cuánto cuesta un software de gestión de vacaciones?
Entre 2 y 5 € por persona y mes en las herramientas dedicadas. Leavo es gratis con menos de nueve personas; su plan Professional cuesta 448 $ al año para 15 miembros, unos 2,49 $ por usuario y mes. Las suites de RR. HH. completas cuestan bastante más, porque las vacaciones son un módulo entre muchos.
¿Aplican automáticamente la ley laboral?
Solo en parte. La mayoría permite configurar devengo, topes y arrastre por grupo de política, que es como se codifica una regla nacional o de convenio. Muy pocas aplican una norma de forma automática: la configuración sigue dependiendo de que tú conozcas la regla. Empieza por la ficha del país.
Esta página también existe en inglés: Best leave management software. Nuestro modelo de negocio (en inglés) explica cómo se financia este sitio.